Госзакупки с платформой Doczilla Pro: совершенствуйте процессы закупочной деятельности
Компания: ООО "БФТ"
На вебинаре в рамках весенней сессии БФТ совместно с Партнерами – Lex Borealis, представили платформу Doczilla Pro для совершенствования закупочной деятельности. Решение позволяет автоматизировать подготовку документов для закупочных процедур, работать с ними в едином информационном пространстве, ускорить согласование, а также анализировать процессы подготовки и согласования документов.
ПЛАТФОРМА DOCZILLA PRO – СОЗДАНИЕ И УПРАВЛЕНИЕ ИНТЕРАКТИВНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
Платформа Doczilla Pro открывает новые возможности в сфере управления закупками и новые инструменты для работы с закупочной документацией. В состав платформы входят четыре модуля, которые предоставляют разные функциональные возможности для работы с документами и дополняют друг друга:
1. Конструктор шаблонов документов – позволяет в несколько кликов сформировать интерактивный документ.
2. Библиотека знаний – предоставляет возможности предиктивного ввода текста в нетиповых и сложных документах на базе сохраненных формулировок.
3. Совместная работа – позволяет работать над документами в едином рабочем пространстве с обсуждением, комментированием, постановкой задач и контролем.
4. Аналитика – предоставляет инструменты для анализа процессов подготовки и согласования документов.
Doczilla Pro включена в Реестр отечественного ПО, совместима с российскими ОС, аппаратными решениями, российскими офисными приложениями.
МОДУЛЬ 1: «КОНСТРУКТОР ШАБЛОНОВ ДОКУМЕНТОВ»
Подготовка государственного контракта в обычном режиме предполагает большое количество рутинных операций: подбор формы контракта, редактирование содержания, проверка указанных нормативно-правовых актов и положений законов, чистка от ненужных примечаний и ссылок, форматирование. Все это занимает длительное время и требует кропотливой работы, так как допущенные ошибки в дальнейшем затягивают согласование и возвращают контракт на этап редактирования и правок.
Конструктор шаблонов документов Doczilla Pro исключает большинство рутинных операций и ошибки, что в десятки раз сокращает время подготовки документа и в разы ускоряет процесс согласования.
С помощью конструктора можно автоматизировать подготовку таких документов для закупочных процедур, как:
• аукционная, конкурсная документация;
• техническое задание;
• спецификация;
• проект государственного контракта;
• итоговый контракт на основе состоявшихся торгов.
Конструктор автоматически:
• подставит нужные фразы и окончания,
• заменит ссылки на статьи,
• сформирует приложения к документу.
В результате большая часть кропотливой работы по составлению документа будет выполнена конструктором. Сформированный документ можно скачать в формате word или PDF и, если настроена интеграция, автоматически передать в систему электронного документооборота или систему управления закупками.
Для госзакупок по 44-ФЗ и 223-ФЗ в Doczilla Pro доступны более 40 интерактивных типовых шаблонов контрактов, которые разработаны с учетом требований федеральных министерств, формирующих библиотеку типовых контрактов на ЕИС в сфере закупок. Шаблоны можно копировать, редактировать, а также создавать новые как на основе уже существующих, так и с нуля без навыков программирования.
Отметим, что конструктор Doczilla Pro интегрирован с решением БФТ для управления закупками «АЦК-Госзаказ», что расширяет функционал решения и помогает оптимизировать процессы подготовки документов для закупочных процедур.
МОДУЛЬ 2: «БИБЛИОТЕКА ЗНАНИЙ»
Библиотека знаний позволяет накапливать индивидуальную базу часто используемых формулировок. При формировании сложного документа, например нетипового контракта или технического задания, формулировки высвечиваются в виде подсказок для подстановки в документ. Библиотека знаний позволяет:
• автоматизировать подготовку нестандартных документов с помощью механизма предиктивного ввода;
• автоматически массово изменять формулировки в документах – достаточно внести изменения в соответствующую формулировку в библиотеке знаний, и она автоматически изменится во всех документах.
Скоро в Doczilla Pro!
В рамках развития модуля «Библиотека знаний» скоро будут доступны новые функции умного поиска:
• поиск документа не только по наименованию, но и по контексту;
• поиск альтернативных формулировок для определенного блока документа;
• подсказка подходящих формулировок при составлении документа с нуля с помощью искусственного интеллекта.
МОДУЛЬ 3: «СОВМЕСТНАЯ РАБОТА»
Работа с документами в Doczilla Pro строится в едином информационном пространстве.
Над одним документом одновременно могут работать несколько пользователей, которым доступны такие возможности для эффективной совместной работы, как:
• комментарии к документу;
• специальный чат для обсуждения документа;
• постановка задач с назначением сроков и ответственных, а также контроль их исполнения.
Удобно, что конструктор позволяет контролировать изменения и версии документа – при необходимости можно отменить правки и вернуться к одной из предыдущих версий, а также есть возможность ограничить доступ к редактированию документов и шаблонов в соответствии с полномочиями сотрудников.
Быстрое согласование документов как внутри организации, так и с контролирующими органами в сфере государственных и муниципальных закупок, обеспечивается такими возможностями платформы, как:
• Автоматизированное заполнение и форматирование документов, благодаря чему будут учтены все важные детали, а также исключены грамматические, лексические и синтаксические ошибки.
• Удобный функционал для совместной работы с документами в едином информационном пространстве.
МОДУЛЬ 4: «АНАЛИТИКА»
Модуль аналитики позволяет регулярно оптимизировать и повышать эффективность процессов подготовки и согласования документов. С его помощью можно анализировать:
• количество документов на разных этапах: в работе, завершенные, согласованные;
• нагрузку сотрудников;
• время подготовки и согласования документов.
Можно формировать отчеты по пользователям и документам со статистикой за разные периоды. Визуализация в виде графиков и диаграмм позволяет видеть процессы в динамике и быстро находить проблемные зоны для корректировки.
