Кейс по внедрению электронной очереди NEURONIQ для абитуриентов ВУЗа
Компания: Технологии Будущего
Лето – это не только время отпусков и отдыха, но и начало работы приемных комиссий. Начиная с первого месяца лета, поток поступающих заполняет коридоры учебных заведений для получения консультаций и подачи документов. Внедрение системы электронной очереди в процесс приема будущих студентов – это отличное решение для того, чтобы упростить работу сотрудникам приемной комиссии и организовать поток абитуриентов.
«Всероссийская академия внешней торговли» заранее позаботилась о том, чтобы создать комфортные условия для своих абитуриентов, и обратилась к специалистам компании «Технологии Будущего» для разработки наиболее удобной конфигурации системы, которая отвечала бы всем требованиям в данной сфере.
До внедрения системы управления очередью процесс подачи документов представлял из себя не самую привлекательную картину: будущие студенты (которые в основном приходят с родителями) были вынуждены часами дожидаться своей очереди в стрессовой ситуации. После того как оформляются документы на одну специальность, приходится дожидаться уже в другой очереди, чтобы оформить пакет документов на другую специальность. Деструктивность ситуации могли ощутить на себе не только абитуриенты, но и сотрудники приемной комиссии. Поэтому было принято решение о необходимости внедрения системы управления очередью, что позволило:
• Сократить среднее время ожидания в очереди;
• Снизить нагрузку на сотрудников приемной комиссии;
• Снять психологическое напряжение;
• Получить аналитические отчеты.
В результате, удалось максимально автоматизировать процесс приема за счет внедрения системы NEURONIQ, которая позволила разделить очередь на два основных потока: бакалавриат и магистратура.
Выбрав необходимое направление, абитуриент может зарегистрироваться на услугу:
• предварительной регистрации;
• подачи документов (после предварительной регистрации на сайте);
• повторного визита с целью подачи или возврата документов, заявлений, оригиналов.
Особый интерес представляет услуга предварительной регистрации, которая предполагает самостоятельное заполнение анкеты будущим студентам. Здесь потребовался особый подход, который смог бы сделать процедуру подачи заявки максимально простым и удобным.
При выборе абитуриентом услуги «Предварительная регистрация» он регистрируется в системе управления очередью и получает талончик с порядковым номером. После этого система автоматически вызывает его в специальный кабинет, оборудованный компьютерами. Оповещение осуществляется с помощью информационного табло, на котором отображается номер талончика, номер кабинета и свободного стола с компьютером для заполнения анкеты. Одновременно с выводом информации на табло происходит дублирование информации звуковым оповещением типа: «Абитуриент с талоном номер 12 приглашается в кабинет 214, стол 9».
Дождавшись вызова системой и заняв рабочее место, оборудованное компьютером с доступом в интернет, абитуриент должен ввести номер своего талона в открывшемся окне на мониторе.
В случае соответствия вызванному номеру, абитуриент будет перенаправлен на страницу сайта вуза для заполнения анкеты. В случае ввода неверного номера, на экране возникнет надпись: «За этот компьютер был вызван другой абитуриент!»
После ввода данных анкете присваивается индивидуальный код, который необходим для завершения оформления процедуры подачи документов. Этот код будет отражен на мониторе компьютера, абитуриент может его записать или сфотографировать, также сотрудник приемной комиссии сможет увидеть его в системе по номеру талона. Для того чтобы попасть в кабинет к сотрудникам приемной комиссии, повторно брать талон не требуется, система сама автоматически перенаправит его, присвоив приоритетный статус в очереди.
После того как поступающий закончит заполнять анкету, через 30-40 секунд компьютер будет свободен для работы со следующим по очереди абитуриентом. Это время паузы необходимо, чтобы не случилось ситуации, когда следующий абитуриент уже вызван, а предыдущий еще фактически не освободил место.
В случае если документы были поданы заранее на сайте академии, то абитуриент может просто взять талончик и, дождавшись вызова системой управления очередью, пройти уже сразу к сотрудникам приемной комиссии. Информация о прохождении электронной очереди также будет отражена на информационных табло и дублироваться звуковым оповещением.
Помимо создания благоприятных условий для абитуриентов, электронная очередь обладает еще одной важной функцией – получение аналитических отчетов, которые будут крайне полезны для председателей приемных комиссий. Возможность выгрузки статистических данных позволит в любой момент увидеть детальную картину по количественным показателям обратившихся в приемную комиссию по каждому направлению, каждому сотруднику и в совокупности, среднем времени обслуживания и ожидания, полный отчет за период (в том числе и по рабочим местам) и т.д.
Автоматизация процесса приема документов и организации очереди абитуриентов с помощью системы NEURONIQ позволяет создать комфортные условия как для самих абитуриентов, так и для сотрудников учебных заведений.
